מערכת החשמל בחניון קרסה, הנורה החסכונית שהותקנה בלובי נשרפת כל שבועיים, מערכת ההשקיה שותה את התקציב שהוקדש לטיפוח הגינה ולאחרונה אתם מוצאים את עצמכם משקיעים הרבה יותר מדי כספים בניקיון השוטף של המתחם – אם תנהלו את תקציב המתחם המסחרי שלרשותכם בצורה טובה, אמנם לא את כל התקלות הללו תוכלו למנוע, אך לגמרי תוכלו להתנהל בצורה נכונה, חכמה ומתוכננת יותר מבחינה תקציבית.
איך זה נראה בפועל? המומחים שלנו מספקים הצצה אל מאחורי הקלעים של תכנון תקציב למתחמים מסחריים. בואו ללמוד מהגדולים ביותר איך עושים את זה נכון!
יש לכם הרבה אחריות על הכתפיים
על כתפיה של חברת אחזקה לבניין משרדים מוטלת לא מעט אחריות. התקציב השנתי הוא תוכנית עסקית לכל דבר ועניין, כשמטרת העל היא לחזות ככל הניתן את ההכנסות וההוצאות של הפרויקט לאורך השנה. תכנון התקציב הוא כלי עזר ניהולי המסייע לכם להבין כמה תוציאו, על מה, היכן ניתן לחסוך ואיך אפשר להתכונן גם לבלתי צפוי (ספוילר: הבלתי צפוי יגיע, בכל שנה מחדש).
במידה רבה, הגדרת התקציב בצורה נכונה היא אחד המדדים המשמעותיים המסוגלים לנבא את הצלחת הניהול השוטף בפרויקט, ובאמצעותו נקבעים יעדים כלכליים, ניהוליים ושוטפים במתחם כולו.
מה זה דורש מכם?
לבחון מגמות, שינויי מחירים, חלופות, לערוך השוואת מחירים, לשדרג את יכולות המשא ומתן שלכם ובקיצור – לרדת לרזולוציות הקטנות ביותר וגם לראות את התמונה הכוללת במטרה אחת: לעמוד בתקציב שהגדרתם מלכתחילה ולהוביל לניהול תקציבי נכון של המתחם.
4 המרכיבים שחייבים להיות בתכנון שלכם
אז איך בונים תקציב בצורה נכונה? הכל מתחיל מהשלב הראשוני והחשוב ביותר. קחו דף ועט (או מסמך אקסל ועכבר, כמובן) וכתבו לפניכם את סדר הפעולות לבניית התוכנית התקציבית:
- מבט מלמעלה – בניית תקציב ראשוני הכולל את כל התחומים תחת שיפוטכם. מפו את כלל ההוצאות הקבועות והמשתנות שאתם צופים.
- סדרי עדיפויות – מה יותר חשוב ממה? על איזה אספקט בתקציב לא ניתן לוותר ומה חשוב פחות? , ולהבין מה הדרישות של המשטרה עם יש לאבטחה או לחברת הביטוח על מנת לעמוד בתנאים של הפוליסה.
- עם האצבע על הדופק – יום ולילה, בכל מזג אוויר וללא תלות במספר המתחמים שבניהולכם, אתם חייבים להיות בבקרה מלאה על הנעשה בפרויקט ועל הכספים המושקעים בו, בכל סעיף וסעיף, ולו הקטן ביותר.
- אדפטציה ולמידה – לאורך חיי הפרויקט, אתם עתידים לגלות שגם עם התכנון ההדוק ביותר, יש מרכיבים בלתי צפויים. לפיכך יש לקחת בחשבון גם סעיפי תיקון ושיפור התקציב לאורך זמן (ובשנה הבאה זה יהיה קל יותר, מבטיחים).
סוגי ההוצאות (וההכנסות) העיקריות
ערכתם רשימה, תכננתם את סעיפי התקציב השונים וכעת הגיע הזמן לעשות ZOOM IN ולהבין מהם הפרמטרים הנכללים בתקציב השנתי של ניהול המתחם:
- הוצאות קבועות
הוצאות שאינן משתנות ונותרות קבועות מדי חודש, כולל אחזקה מונעת וביקורות נדרשות למערכות הבניין השונות. את ההוצאות הקבועות נחלק לשלושה חלקים:
- ניקיון ושמירה
- הנל"ח וגבייה
- שכר עובדים (די קבוע)
- הוצאות חשמל , מים ,מעליות ,ביטוח
- ביקורות שנתיות והסכמי שירות
- הוצאות אחזקת שבר
הקצאת תקציב לתיקונים הנדרשים לאורך השנה, עבור מערכות או מתקנים שהתקלקלו או ניזוקו.
- שדרוגים ופרויקטים נקודתיים
כל שדרוג או פרויקט חד פעמי הנעשה במתחם לאורך השנה או רב שנתי דורש הקצאת תקציב נפרדת.
- הכנסות
הניהול השוטף נגזר באופן ישיר מהתקציב העומד לרשותכם – הכנסות קבועות ומשתנות.
קדימה, בונים: ניהול סעיפי התקציב
- ניהול ההכנסות
חלקו את סך ההכנסות לניהול המתחם לשתיים: הכנסות משתנות והכנסות קבועות, כגון דמי ניהול קבועים, מונה אנרגיה, הכנסות מתעריפי החניה וכדומה.
- ניהול ההוצאות
מפו את כל ההוצאות מכל הפרמטרים שמנינו לעיל וחלקו אותן להוצאות קבועות, הוצאות אחזקת שבר והוצאות לפרויקטים נקודתיים ושדרוגים צפויים.
- תרגיל בחשבון
הכניסו את כל ההכנסות אל מול כל ההוצאות ובדקו מה הפער ביניהן.
- גמישות וצמצום
עבור כל סעיף ציינו האם ניתן להקטין את ההוצאה ולצמצם את התקציב ובאיזו מידה (קל/קשה/לא ניתן). לאחר מכן עברו בשנית על סעיפים שהגדרתם כניתנים לצמצום והגדירו את הסכום עבורם מחדש.
- הבלתי צפוי
בסיום, הכניסו שני סעיפים נוספים:
- בצ"מ (בלתי צפוי מראש) – כך שתוכלו להיערך מראש גם להוצאות בלתי צפויות.
- שינויי מגמות – כך שתוכלו לקחת בחשבון מראש מקרים של עליות או ירידות במדדים, שינויי מגמות או שינויים במחיר, ולהיערך בהתאם לכל תרחיש ככל שניתן.
בניית תקציב בפרויקט חדש
אם אתם חברת ניהול למתחם מסחרי ומנהלים פרויקט בפעם הראשונה או הבעלים הגאים של מתחם משרדי חדש – בכל פרויקט חדש תידרשו להשקיע תקציב גדול יותר עבור הוצאות ראשוניות, חד פעמיות, ולפיכך נדרשת היערכות מעט שונה. חשוב להדגיש: במקרה כזה, כל הסעיפים שמנינו לעיל תקפים, אך אליהם נלווה סעיף מקדים של הגדרת התקציב עבור ההוצאות החד פעמיות, אותו יש להפריד מהתקציב השוטף.
